Вопрос: Обязательно ли взимать плату за бланк трудовой книжки с работника?
Ответ: По нашему мнению, работодатель имеет право не взимать с работников плату за бланк трудовой книжки, так как это улучшает положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства. Соответствующее положение следует отразить в локальном акте работодателя.
Обоснование: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Так, с 01.01.2021 на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал работодателю заявление о представлении им работодателем сведений о трудовой деятельности, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся.
Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявление о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду со сведениями о трудовой деятельности (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
В связи с введением с 01.01.2023 трудовой книжки нового образца в случае отсутствия у лица, поступающего на работу в период с 01.09.2021 по 31.12.2022, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица вправе оформить новую трудовую книжку по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250, Письмо Минтруда России от 01.09.2021 N 14-6/В-1049).
Трудовое законодательство не содержит положений, которые возлагали бы на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать работников трудовыми книжками (при их ведении).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).
В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 45 Порядка N 320н).
При этом, по нашему мнению, работодатель имеет право не взимать с работника плату за бланк трудовой книжки, так как это улучшает положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства.
Соответствующий порядок может быть определен локальным нормативным актом работодателя (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Дополнительно отметим, что согласно п. п. 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется акционерным обществом "Гознак".
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Таким образом, работодатель для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и в целях избежания административной ответственности несет расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в установленном порядке (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Оплата бланков должна производиться на основании письменного заявления работника:
• путем удержания стоимости из заработной платы работника;
• путем внесения платы наличными в кассу работодателя. В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с выдачей работнику квитанции к нему.
Данное мнение не является официальным разъяснением или нормативным правовым актом.
Подготовлено на основе материала
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
16.11.2021
